Group 4 Securicor
De service van Projectplace is uitmuntend
Binnen Group 4 Securicor werken zo’n 35 mensen aan het implementeren van een nieuw ERP-systeem. Projectmanager Peter van den Brink onderstreept dat Projectplace een onmisbare rol speelt in het tijdig operationeel krijgen van dit nieuwe ict-systeem dat de administratieve ruggengraat van deze beveiligingsonderneming zal zijn. Met het nieuwe systeem zullen honderden mensen werken om de taken van 8.000 beveiligingsmensen goed te kunnen plannen.
Een deel van de werkzaamheden van het beveiligingsbedrijf zijn zo specifiek dat voor die werkzaamheden maatwerksoftware voor het ERP-pakket Microsoft Dynamics moet worden ontwikkeld. Peter van den Brink: ‘Beveiligen is een complex proces waar vaardigheden, planning, afrekening op elkaar moeten worden afgestemd. In het implementatieproject wordt aan de door ons gewenste wendbaarheid en flexibiliteit gewerkt door ict’ers met kennis van ERP, databases, netwerken en mensen die deskundig zijn op het gebied van beveiligen.’
Van den Brink ervaart dagelijks hoe Projectplace structuur geeft aan deze werkzaamheden. ‘Er is een boomstructuur gemaakt voor de diverse onderdelen waaruit dit project bestaat en waarin medewerkers hun documenten kunnen opslaan. Templates zijn ontwikkeld om de documenten een eenduidige structuur te geven. Taken die uitgevoerd moeten worden zijn ondergebracht in de planningsfunctie. Medewerkers mogen via de fax, email of telefoon met elkaar communiceren, maar uiteindelijk moet alles in Projectplace. Als een project afgerond is, wordt een kopie van de informatie op Projectplace op een cd gezet en bewaard. Het is een heerlijke en overzichtelijke manier van werken.’
Projectplace voorkomt onduidelijkheden en discussies in dit project. ‘Niemand kan zeggen dat hij bepaalde informatie niet heeft ontvangen. Het staat op Projectplace. Hij of zij kan alleen zeggen, ik heb nog niet gekeken. Gesjoemel is uitgesloten, niemand kan zeggen dat hij niet goed is geïnformeerd. Projectplace registreert alles: wat er aan info is ingebracht, waar het staat, wie er naar heeft gekeken, of er veranderingen in documenten zijn aangebracht, nieuwe versies van documenten worden automatisch gemaakt, evenals back-ups’, zegt Peter van de Brink.
Ziet Van den Brink ook nadelen? ‘Projectplace heeft een manier van rapporteren die niet altijd aansluit op wat wij willen. Daar hebben we mee moeten leven. Maar omdat dat het enige nadeel is wordt Projectplace intern binnen onze organisatie steeds meer ingezet in projecten rondom marketing, ict, techniek. Zelfs studieprojecten worden georganiseerd op Projectplace omdat het een omgeving is waarin medewerkers niets kunnen vergeten, waarin ze vergaderingen kunnen plannen, waar ze hun af- een aanwezigheid kunnen aangeven, projecten kunnen plannen. Het is precies wat Group 4 Securicor nodig heeft.’
Group 4 Securicor is onder de indruk is van de service van de mensen achter Projectplace.
Projectplace is een intuïtief pakket dat zich makkelijk laat gebruiken, maar de mensen van Projectplace zijn altijd bereid om nieuwe medewerkers op locatie te instrueren. Zijn er vragen dan is er altijd iemand op de helpdesk van Projectplace die in het Nederlands de telefoon opneemt. Wij stonden te kijken van de service die Projectplace biedt.
Projectmanager Peter van den Brink