Gezamenlijk beheer van projectinformatie
De Nederlandse overheid wil hoe langer hoe meer een elektronische overheid zijn. Diensten moeten door burgers en bedrijven zoveel als mogelijk elektronisch via Internet kunnen worden afgenomen. John Smal is projectleider ICT bij de Provincie Overijssel en is als secretaris aan het WABO-project verbonden. De overheid maakt het in dit project mogelijk dat er één omgevingsvergunning kan worden aangevraagd; burger en bedrijf hebben maar met één instantie te maken. Het is zijn taak er mede voor te zorgen dat projecten zoals deze waarin wordt gewerkt aan de verdere uitbouw van de Nederlandse elektronische overheid, binnen de provincie Overijssel succesvol kunnen worden afgesloten. In deze projecten is Projectplace de verbindende schakel tussen de (ook externe) deelnemers aan deze projecten.
De Provincie Overijssel heeft wel een documentair systeem voor zijn medewerkers, Hummingbird genaamd, maar buitenstaanders hebben daar geen toegang toe. Ook partijen waarmee de Provincie Overijssel veel communiceert, zoals gemeenten of waterschappen kunnen van dit platform geen gebruik maken. John Smal: ‘In de toekomst zullen Provincie en genoemde partijen wellicht van een en hetzelfde communicatieplatform gebruik maken, daar is het nodige voor te zeggen, maar zover is het nu nog niet Tot die tijd is een extern platform als Projectplace een uiterst nuttige elektronische virtuele werkplek waar iedereen kan werken die tot deze plek wordt uitgenodigd.’
In vele grote maar ook in kleine projecten worden via Projectplace stappen verder gezet. Een groot project is bijvoorbeeld het project dat ervoor moet gaan zorgen dat vergunningen via internet kunnen worden aangevraagd. Ook het WABO-ICT-pilot-project waarin wordt samengewerkt met de Provincie Noord-Brabant is een klus waaraan enkele tientallen mensen werken. Smal: ‘Via Projectplace worden deelnemers van informatie voorzien en worden vergaderingen belegd. Uitwisselen van documenten via email wordt door mij krachtig tegengegaan. Dat is omslachtig en kost tijd die beter aan het project zelf kan worden besteed.’
Hoewel tevreden met het communicatieplatform, heeft Smal wel wensen ten aanzien van Projectplace. ‘Het zou handig zijn als ik bij het voorbereiden van vergaderingen makkelijk links kan maken naar documenten. Dan hoef ik deze documenten niet toe te voegen aan het bericht. Ook zou ik graag zien dat Projectplace in de toekomst wordt gebaseerd op open standaarden. Dat zal dan maken dat ook mensen die niet in een Microsoft-omgeving werken, maar bijvoorbeeld Mozilla Firefox als browser hebben, wat makkelijker met Projectplace kunnen werken. En ik zou graag meerdere files in een keer willen downloaden.’
Voor het overige is Smal erg content met Projectplace. ‘Met Projectplace hebben mensen direct de beschikking over het gewenste document. Bovendien hebben de deelnemers altijd de laatste versie van een document en kunnen ze de historie van een document raadplegen. Ook vergaderingen laten zich uitstekend met dit platform beleggen en voorbereiden. Wel is het nodig om deelnemers de nodige instructie te geven over hoe met het platform om te gaan. Dat vraagt overigens niet meer dan 15 minuten. Een ander sterk punt van Projectplace is dat ik gemakkelijk kan sturen wie bepaalde informatie wel onder ogen moet krijgen en wie niet.’
Efficiënter werken is lastig meetbaar, maar ik zie wel dat mensen die geen gebruik kunnen maken van Projectplace heel veel tijd moeten besteden aan het vinden van documenten.
John Smal