Het doel: goederenvervoer via Europees railnet van de noordpoolcirkel naar Zuid-Italië
Zoals bekend is het vervoer per spoor zowel uit het oogpunt van milieu als om veiligheidsredenen te verkiezen boven het wegvervoer. De voordelen zijn legio, vooral voor transporten naar verre bestemmingen en op de routes over de Alpen. Geheel in lijn met het beleid van de Europese Unie, dat een verbetering van de concurrentiepositie van het spoorwegverkeer nastreeft, is daarom besloten om een aantal gezamenlijke 'corridors' voor het internationale spoorwegvervoer te creëren. In de periode 2002-2008 zal een trans-Europees railnet voor het goederenvervoer (Trans-European Rail Freight Network - TERFN) stapsgewijs worden gerealiseerd.
In 1998 gingen tien nationale spoorwegmaatschappijen onder de naam North-South Freight Freeways samenwerken om het internationale railvervoer via de corridors in hun eigen landen te stimuleren. Doel van dit samenwerkingsverband is het marktaandeel van het spoorwegenvervoer binnen een groot railnet te vergroten. Dit spoorwegnet, dat van Narvik in Noorwegen naar Brindisi in Zuid-Italië en van Rotterdam naar Wenen loopt, moet ervoor zorgen dat de gestage volumegroei in het goederenvervoer niet resulteert in een instorting van het Europese wegvervoerssysteem.
Met een eenvoudige toegang tot het Europese spoorwegnet, een snellere en soepelere toewijzing van spoorweglijnen, nauwkeurige dienstregelingen, hogere snelheden en een korter oponthoud aan de grenzen, kunnen de spoorwegen een overtuigend alternatief worden voor het wegverkeer. Het nieuwe systeem verschilt in een aantal opzichten van het "normale" spoorwegvervoer. Zo kunnen bepaalde routes op verzoek worden toegewezen aan de snelverbindingen en heeft grensoverschrijdend verkeer altijd voorrang. Bovendien kunnen verbindingen op korte termijn worden gereserveerd en wordt de benodigde capaciteit snel geregeld, zonder een hoop administratieve rompslomp. North-South Freight Freeways heeft de dienstregeling van het netwerk ook op Internet gezet. Op www.freightfreeways.com kunnen bezoekers zo direct zien of een bepaalde route al dan niet beschikbaar is.
Het vergt heel wat organisatorisch talent om zo'n ingewikkeld project op te zetten. De activiteiten staan onder leiding van een Joint Manager en een tien man sterke supervisorgroep. Opgesplitst in vier werkgroepen werken 57 specialisten van de betrokken spoorwegmaatschappijen aan de ontwikkeling van het project. North-South Freight Freeways heeft besloten om de activiteiten te managen d.m.v. een Extranet-verbinding via de dienst van Projectplace. Projectplace wordt onder meer gebruikt voor het opstellen van contracten, het samenstellen van dienstregelingen en het ontwikkelen van nieuwe producten.
Alle 57 projectdeelnemers hebben toegang tot het hoofdproject dat als gezamenlijk communicatieplatform dienst doet. Via dit platform stellen de vier werkgroepen hun resultaten beschikbaar aan het gehele team. De werkgroepen hebben daarnaast hun eigen project dat één van de volgende gebieden bestrijkt:
Marketing en verkoop
Ontwikkeling en juridische aspecten
Dienstregelingen
Operationele kwaliteit en gegevensverzameling
Projectplace werd aanbevolen door collega's van de Zweedse spoorbeheer 'Banverket'. De Zweden gebruiken Projectplace al geruime tijd voor hun interne projecten. Na een evaluatie van het aanbod werd in augustus 2001 een gratis proefproject opgezet (voor 20 dagen). Binnen dit project werkten de zestien leden van het marketingteam nauw samen om een 'one-stop-shop' op te zetten. Mathias Malmgren, Country Manager van Projectplace GmbH, werd uitgenodigd om naar een internationale bijeenkomst in Wenen te komen om daar de mogelijkheden van Projectplace aan alle betrokkenen en toekomstige gebruikers te presenteren. Na de presentatie die gevolgd werd door een praktische introductie, was iedereen zonder uitzondering overtuigd van de voordelen die Projectplace te bieden heeft.
Het proefproject was zó geslaagd dat de supervisorgroep in oktober 2001 besloot om de hele organisatie van North-South Freight Freeways (NSFF) via Projectplace te regelen. NSFF beschikte al over een communicatieplatform op Internet maar via het Extranet bij Projectplace kan de interne samenwerking op een nog hoger peil worden gebracht. "Dankzij de bijzonder doelmatige taakfuncties en de mogelijkheid tot versiebeheer van documenten kunnen fouten worden voorkomen en worden complexe samenwerkingsprocessen overzichtelijker", aldus Dr. Reinhard Pospischil, Joint Manager van North-South Freight Freeways. Ook de gemeenschappelijke adressenlijst, de mogelijkheid om alle vergaderingen binnen het systeem te boeken en de koppeling aan gemeenschappelijke roosters zijn zeer bruikbaar voor dit internationale project. Sinds de ingebruikneming van Projectplace, hebben de projectdeelnemers een duidelijke afname van het aantal e-mailberichten kunnen constateren, aangezien alle afspraken en wijzigingen nu binnen het project worden geïmplementeerd.
Dr. Pospischil steekt vooral de loftrompet over de feedbackmechanismen van Projectplace: "Het activiteitenrapport is een superoptie. Je hoeft niet voortdurend te zijn ingelogd om toch op de hoogte te blijven van alle recente veranderingen binnen het project. Je leest elke dag gewoon het activiteitenrapport en ziet meteen of er iets is gebeurd dat van persoonlijk belang is".
Reinhard Pospischil en zijn collega's hebben de andere deelnemende Europese spoorwegmaatschappijen geadviseerd om bij hun voorbereidingen van TERFN ook gebruik te maken van Projectplace als communicatieplatform. Ook op dit gebied is Projectplace dus - in de letterlijke zin van het woord - op het goede spoor.