Iedereen beschikt nu over dezelfde documenten. Dat is het grote voordeel van Projectplace
Projectplace maakt ook de afwikkeling en archivering van een project heel eenvoudig
Michel Cenin is senior beleidsmedewerker van de Dienst Inwonerszaken van de Gemeente Rijswijk. Cenin gebruikt Projectplace voor het documentbeheer tijdens grotere projecten waarbij meerdere partijen zijn betrokken.
De Dienst Inwonerszaken is verantwoordelijk voor accommodaties op het gebied van welzijn, sport en onderwijs. Jaarlijks draait de dienst twee grotere projecten met een waarde van 1 tot 2 miljoen euro. Cenin deed in eerste instantie een proefproject met een ander projectmanagementsysteem, maar dat werd als te arbeidsintensief ervaren. ‘We konden niet inloggen en we moesten zelf de software en de back-ups beheren.’
Toen er twee jaar geleden een gecompliceerd project voor de deur stond, kreeg Cenin van een bouwmanagementadviseur de tip om Projectplace te proberen. De schouwburg van Rijswijk moest worden gerenoveerd, een complexe operatie waarin aannemers, architecten, theatertechnici en installateurs moesten samenwerken. ‘Er waren acht adviseurs bij betrokken met allemaal een andere discipline. Dat was erg ingewikkeld. Vanaf het begin hebben we alle documenten in Projectplace gezet: bouwtekeningen, berekeningen, afspraken en verslagen. Anders accepteerden we de documenten niet.’
Cenin zegt dat discipline en enige handigheid een vereiste zijn. ‘Ik heb geleerd dat je niet van de creatieve fase naar de uitvoerende fase moet gaan zonder Projectplace. Als je dan stukken gaat accepteren die niet in Projectplace zijn gezet, is het eigenlijk al te laat.’ Cenin werkt nu aan een project waarin Projectplace nauwelijks wordt gebruikt, en daar heeft hij nu al spijt van. ‘Dat betekent dat ik straks enorm veel tijd kwijt ben aan archiveren. Als je Projectplace hebt gebruikt is het eenvoudig: Je zet alle data op een cd-rom en het hele project is gearchiveerd.’
Ik accepteer alleen documenten die in Projectplace zijn geplaatst. Ik weet dat ik daarmee tijd bespaar.
Michel Cenin van de Gemeente Rijswijk