‘We hebben nu een centrale plek waar alle documenten zich bevinden. We hoeven nooit meer te zoeken naar de juiste versie van een document.'
Gerrit Kwintenberg is projectleider bij Synwood, een producent van daken, deuren en gevelelementen. Hij is medeverantwoordelijk voor de implementatie van een nieuw systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP) binnen het bedrijf en vertelt hoe Projectplace helpt bij dat proces.
Jarenlang werkte Synwood met dl4Term, een automatiseringsysteem van Alcatel uit het begin van de jaren tachtig, dat is gebaseerd op MS-DOS. De ondersteuning van het systeem werd steeds minder omdat jonge programmeurs meer en meer in andere programmeertalen werden opgeleid. Synwood werd afhankelijk van een klein groepje programmeurs en besloot om uit te kijken naar een nieuw systeem voor Enterprise Resource Planning.
In augustus selecteerde Synwood Isa-7 en een maand later koos het bedrijf Projectplace om de implementatie te ondersteunen. De eerste functionaliteit die in gebruik werd genomen was documentbeheer. Synwood werkt in Nederland vanaf twee locaties. Daarbij kwamen een externe projectmanager en de consultants van Isa. ‘We hebben een team van acht man die vanuit verschillende locaties werken en we wilden vanaf al die plekken kunnen inloggen,’ zegt Kwintenberg. ‘We hadden behoefte aan een centrale plek om documenten te plaatsen en te archiveren.’ Daarna werden de planning en issuemanagement tools in gebruik genomen. Issuemanagement wordt vooral ingezet om de inrichting van het nieuwe systeem te faciliteren. Toekomstige gebruikers melden hun verzoeken in Projectplace, die vervolgens worden toegewezen en afgehandeld. Soms wordt de discussie via Projectplace gevoerd, soms in vergaderingen van het projectteam. ‘Zo kunnen we het proces (project?) bewaken en maatwerk leveren.’
De achtkoppige projectgroep heeft zich Projectplace grotendeels zelf eigen kunnen maken. ‘We hebben eerst zelf alle mogelijkheden bekeken en daarna een online demonstratie gehad om snel handigheid en inzicht te krijgen in Projectplace.’