Het is onnodig om projectmanagers te scholen in het gebruik van Projectplace
Voor de projectleiders binnen e-Provincies is Projectplace een virtuele werkomgeving, waarin vooral documenten voor de deelnemers aan de projecten voor elkaar beschikbaar worden gesteld. Adrie Spruit benadrukt dat Projectplace niet betekent dat de projectleiders elkaar minder zien. ‘We zitten door heel Nederland, van Leeuwarden tot Maastricht, we ontmoeten elkaar regelmatig, maar hadden behoefte aan een tool waarmee iedere deelnemers op elk door hem gewenst moment een bepaald document zou kunnen inzien. Dat had ook gekund in een hoekje van onze website, maar dat had om de nodige aanpassingen gevraagd. Projectplace is direct te gebruiken en is laagdrempelig. Het gebruik is dermate intuïtief dat het onnodig is om projectleiders te scholen in het gebruik van Projectplace. Het gaat als vanzelf.’
Om het gebruik van Projectplace door de projectleiders te stimuleren, worden door Adrie Spruit alle documenten niet via email verstuurd, maar alleen via Projectplace beschikbaar gesteld. ‘Je kunt het gebruik van deze werkwijze niet afdwingen, maar je kunt er wel sturing aan geven door email niet langer in te zetten. De ervaring leert dat projectmanagers daarna de waarde van Projectplace snel inzien. Is een document verstuurd via email niet altijd makkelijk terug te vinden, documenten opgeslagen in Projectplace vormen automatisch een inzichtelijk en zeer toegankelijk elektronisch dossier.’ Inmiddels gebruikt e-Provincies ook meer andere in Projectplace beschikbare functies als het laten zien van nieuwsberichten en Vergaderen.’
‘De administratieve lasten voor ondernemers in Nederland moeten omlaag, zowel in tijd uitgedrukt als in geld. Dit doel is mede te bereiken als de diensten van de overheid elektronisch beschikbaar zijn. Voor dit doel is 55.5 miljoen euro beschikbaar’, zegt Arie Spruit, Projectmanager bij e-Provincie.