De Woonplaats

Online projectomgeving Projectplace ondersteunt ketensamenwerking en snelle werkwijze.

De Woonplaats

Woningcorporatie De Woonplaats wint Award mede door inzet Projectplace.

“De Woonplaats is een innovatieve woningcorporatie, al zeg ik het zelf”, stelt Huseyin Yavuz, senior projectmanager. Recentelijk heeft de organisatie dan ook de Pioneering Innovation Award gewonnen voor het project ‘vernieuwend aanbesteden’. De Award is hen toegekend door de vernieuwende wijze van het bevorderen van ketensamenwerking en duurzaamheid. Dit project ging om het maken van een bouwvergunninggereed ontwerp voor 18 appartementen. Projectplace heeft dit innovatieve project ondersteund. Deze tool is ingezet om de online samenwerking en communicatie te faciliteren.

De Woonplaats is een vastgoedonderneming met een maatschappelijke doelstelling. Dagelijks zetten 225 medewerkers zich in voor goede huisvesting. Het woningaanbod bestaat uit 20.000 woningen, waarvan de meeste in Enschede en in de Achterhoek staan. Naast de verhuur en het beheer van huurwoningen, verkopen ze ook woningen, zowel nieuwbouw als bestaand bezit. Bij al deze activiteiten streeft De Woonplaats naar een optimaal rendement. 

Aanbesteding onder tijdsdruk

Voor een nieuw appartementencomplex in Enschede werd een aanbesteding uitgeschreven. Het appartementencomplex aan de Molenstraat in Enschede moest uit 18 appartementen gaan bestaan, met een extra uitdaging: er was slechts 10 weken ontwerptijd, terwijl er normaal één tot anderhalf jaar voor uitgetrokken wordt. De Woonplaats legde de plannen voor aan drie consortia die de uitdaging, om in deze korte tijd een bouwvergunninggereed product op te leveren, aangingen. Alle uitvoerende partijen binnen de consortia werden al in dit eerste stadium betrokken bij het ontwerpplan en konden hun expertise inbrengen, waardoor de ketensamenwerking optimaal werd ingezet. Door alle betrokken partijen en het korte tijdsbestek ontstond een complex proces dat gefaciliteerd moest worden. 

Inzichtelijke ketensamenwerking  in online projectomgeving

“Informatieverstrekking, communicatie en samenwerking met alle verschillende partijen binnen de consortia zijn belangrijke aandachtspunten. Over het faciliteren hiervan hoefde ik echter niet lang na te denken”, vertelt Yavuz. “Ik had me al eerder verdiept in digitale projectomgevingen en was bekend met de mogelijkheden van Projectplace.” Binnen deze samenwerkingstool is één algemeen gedeelte ingericht waarin de informatie over het project verstrekt werd.

Daarnaast is er per consortium een projectgroep gestart, zodat alle bedrijven binnen deze bouwkolom met elkaar kunnen communiceren. Bouwplannen, constructies, materiaalkeuze, tekeningen en prijsopgaven kunnen ongelimiteerd gedeeld worden binnen de online projectgroepen. Dit is voor iedereen binnen de keten inzichtelijk en er kan via chat en mail over gediscussieerd worden. De ketensamenwerking en -communicatie binnen deze projecten is privé, dus de gehele keten heeft inzicht in de documenten van bouwpartners, maar de andere consortia hebben geen toegang. De afspraak was: er wordt alleen informatie verstrekt over het project via Projectplace. Op deze manier is iedereen gelijkwaardig geïnformeerd en is er volledige transparantie in het proces. 

Een tool om sneller te kunnen werken

Snelheid was een belangrijk onderdeel van het aanbestedingstraject, aangezien er slechts tien weken stonden voor het ontwerpen van een uitvoerbaar plan. Een faciliterende tool die ondersteunt en niet vertraagt is om deze reden extra belangrijk. “Projectplace is een tool die eenvoudig is in gebruik, die snel opgezet kan worden en direct gebruiksklaar is. Daarnaast wisten de deelnemende partijen snel hun weg te vinden binnen de projectomgeving, er was vooraf geen introductie of demo nodig. De features waar het meest gebruik van gemaakt is, zijn de communicatiemogelijkheden en documentmanagement.” 

Creativiteit en kwaliteit door optimale kennisdeling

“Door het gebruik van Projectplace is een transparante ketensamenwerking ontstaan, waardoor wij een goed beeld van de mogelijkheden binnen de drie consortia hebben gekregen. Binnen de bouw bepaalt de aannemer traditiegetrouw de uiteindelijke aanbesteding. Wij vinden echter de informatie en ideeën van de onderaannemer ook interessant. In de uiteindelijke presentatie van het ontwerp zagen we dit terug. In één van de presentaties is zelfs de constructeur naar voren geschoven om het ontwerp te presenteren. In dit geval heeft de ketensamenwerking een mooi resultaat gebracht: het project is vanuit de constructie opgezet, waardoor er vanuit een andere hoek is nagedacht over het appartementencomplex.” De Woonplaats werd verrast door het voorstel van dit consortium en niet de prijs, maar de creativiteit, kwaliteit en duurzaamheid waren doorslaggevend.

Ook in de uitvoering van het appartementencomplex blijven de verschillende bedrijven van de winnende  bouwkolom gebruikmaken van Projectplace: “Ook zij waren enorm enthousiast over het gebruik van deze samenwerkingstool en vinden het fantastisch om hiermee door te kunnen werken”, besluit Yavuz.