Gemeente Zaanstad

Gemeente Zaanstad zet met ‘Operation Paper Storm’ een belangrijke stap richting een nieuwe, vrijwel volledig digitale manier van werken.
Door Maarten Hulst, projectsecretaris Dienst Wijken Afdeling Realisatie Projecten

Gemeente Zaanstad & Het Nieuwe Werken

De Gemeente Zaandam ontwikkelt een nieuw stadhuis op een nieuwe locatie. En introduceert daarmee ook een nieuwe manier van werken. In het moderne kantoorgebouw worden de meeste werkplekken ingevuld als flexwerkplek. Maarten Hulst is binnen de Dienst Wijken als projectsecretaris een van de verantwoordelijken voor de realisatie van dit project.

“Ik moet eerlijk bekennen, toen ik voor de eerste keer de term Het Nieuwe Werken hoorde, dacht ik dat het te maken had met languit hangende medewerkers op bankstellen met dikke kussens, laptop op schoot, barretje in de buurt, af en toe basketballen. En dat klonk best aantrekkelijk.” Maar Maarten Hulst verruilde deze gedachte snel voor de werkelijkheid: “De impact van deze manier van werken is ongekend. De manier waarop we bij de Gemeente Zaandam nu aankijken tegen het toepassen van draadloos internet, flexplekken, ontmoetingsruimtes binnen kantoren, thuiswerken, digitaal documenten beheren en archiveren, e-mailen en projectbeheer beloofd heel wat voor de toekomst.”

“Een eerste, ingrijpende verandering is benoemd tot ‘Operation Paper Storm’: de opdracht aan alle afdelingen om met de verhuizing in het vooruitzicht hun archief zo ver mogelijk te digitaliseren. Bij de kick-off moest men wel even wennen aan het idee, maar inmiddels zijn er al heel wat medewerkers die geen papieren archief meer onderhouden. Vrijwel alle projectdossiers staan op onze netwerkschijf, met een specifieke projectindeling. En: ook onze post is digitaal. Inkomende post wordt ingescand en via outlook gedistribueerd tenzij we specifieke documenten fysiek aanvragen. Ook van uitgaande post gaat slechts één hardcopy exemplaar de deur uit en alle betrokkenen ontvangen een kopie via e-mail.”

“Onze afdeling doet het projectmanagement voor de realisatie van infrastructurele projecten, riolering, wegen, groenvoorziening, bruggen, etcetera. Bij civiele bouwprojecten doorlopen we vaak standaard fasen van
voorontwerp, definitief ontwerp, bestek, aanbesteding, uitvoering en nazorg.
Grote projecten worden verder uitgediept voor de planning in verband met vergunningen: intern, bij derden buiten de gemeente of relaties met andere projecten in de omgeving. Betrokken partijen zijn onze eigen werkvoorbereiding, interne afdelingen en externen zoals ingenieursbureaus.”

“Om die reden is digitaal werken en flexwerken op onze afdeling de normaalste zaak van de wereld. We werken bij Realisatie Projecten met verschillende documenten en documentsystemen zoals autocad, een bestek administratiesysteem, van acrobat en office. Daarnaast hebben we te maken met een groot aantal interne en externe partijen. Om alle communicatiestromen actueel en accuraat te houden, zoeken we naar digitale oplossingen. De toepassing van Projectplace is daar een mooi voorbeeld van. Voorwaarde is wel dat dit soort oplossingen compatible zijn met SharePoint, het standaardpakket voor de hele gemeente.”
“In het verleden kenden we binnen deze werkstructuur een aantal knelpunten: het probleemloos delen van documenten, het tijdig delen van informatie en actueel beheer van documenten. De belangrijkste bottleneck zat echter in de verwerking van ‘toetscommentaar’ op ontwerpen: een groot aantal interne afdelingen en mensen moet vanuit hun discipline een mening geven over een ontwerpvoorstel: milieu, stedenbouw, beheer, sociale veiligheid, dienst uitvoering binnen de gemeente, om maar eens wat noemen. En dat kost veel tijd. Werken met Projectplace, volgens de gedachte van Het Nieuwe Werken, maakt het project waarmee we nu bezig zijn voor iedereen 24/7 eenvoudig benaderbaar. Dat scheelt dus heel veel tijd en daarmee ook geld. Een voorbeeld: het project ‘De Buiging’ loopt nu 3 maanden en we hebben nu al zo'n 175 issues – documenten en technische vragen – ter beoordeling aangeboden gehad van de aannemer. Het Ingenieursbureau zit in Heerenveen, dus alles per post doen wordt een ramp. Dat zou namelijk op een periode van een half jaar, alleen al door het versturen, wel eens een vertraging kunnen opleveren van 6 tot 8 weken. En ook als het via e-mail zou gaan, zou het moeilijker te volgen zijn welke stappen er genomen werden in de tijd. Maar daar hebben we nu dus geen last van.”