Provincie Utrecht

Projectplace zorgt voor efficiëntie in Jeugdzorg

‘Voor directeuren, managers van instellingen en organisaties die een rol spelen in de Jeugdzorg, is Projectplace een gebruiksvriendelijke tool om documenten die betrekking hebben op een project op een centrale plaats voor iedereen toegankelijk te maken en te houden’, zegt Jeanne Roeland. ‘Het beschikbaar maken van informatie is de basis waarop ze verder kunnen bouwen aan effectief samenwerken. Voor mij is Projectplace onmisbaar om snel en handig in contact te komen met deelnemers in de vele projecten. Zonder Projectplace zou het aanmerkelijk lastiger zijn bijvoorbeeld om vergaderingen uit te schrijven en ook om de deelnemers aan de projecten te voorzien van vergaderstukken die ze dan nodig hebben.’ Ze zorgt er ook voor dat documenten op een juiste manier bij het juiste project door de deelnemers op Projectplace worden geplaatst.

‘Het platform wordt intensief door ongeveer 100 deelnemers gebruikt’, zegt Roeland. In de projecten zitten vertegenwoordigers van onder meer zorgverzekeraars, aanbieders van zorg, bureau Gezondheidszorg, de gemeente etc. Roeland heeft de deelnemers aan de projecten van het nut van Projectplace weten te overtuigen. ‘Men was gewend om documenten via de e-mail naar elkaar te sturen. Door met Projectplace te werken, zien ze hoe handig het is om documenten centraal beschikbaar te hebben en hoe dat efficiënt werken beter mogelijk maakt’

De praktijk heeft haar wel geleerd dat het goed is om regelmatig met de deelnemers over het gebruik van Projectplace te communiceren. ‘Het is vaak een komen en gaan van mensen in projecten. Nieuwe deelnemers gaan niet automatisch met Projectplace werken, daarin moet en kun je sturen door geregeld op de voordelen van Projectplace te wijzen.’

Dezelfde praktijk heeft haar ook laten zien waar Projectplace qua functionaliteit nog aangevuld kan worden. Roeland: ‘Het zou handig zijn als het systeem mij een overzicht zou kunnen laten zien van de e-mails die ik op een bepaalde dag heb verstuurd. Uiteraard geeft Projectplace mij door als een mail door mij is verstuurd en of deze is aangekomen, maar een overzicht zou een welkome aanvulling zijn. Nu moet ik nog zoeken als ik zeker wil weten of ik iemand een mail heb verstuurd. Voor de rest zijn mijn ervaringen met Projectplace zo goed dat ik zeker weet dat in de Jeugdzorg Projectplace blijvend door de Provincie Utrecht zal worden gebruikt.