RLC

“Projectplace borgt onze professionalisering”
Eric Rozestraten – Manager Projecten RLC

Softwaremaker RLC in Almere heeft de afgelopen jaren een ingrijpende professionaliseringsslag gemaakt. Van een ongestructureerde pionierscultuur werd overgestapt op standaard workflows en duidelijk afgebakende rollen en verantwoordelijkheden. De onderneming koos voor Projectplace om deze nieuwe manier van werken te ondersteunen en te borgen. Het resultaat: een verdubbeling van het aantal declarabele uren.

Na als manager in kleine teams voor grote organisaties als ING en KPN gewerkt te hebben maakte Eric Rozestraten de overstap naar RLC in Almere. Hij werd daar verantwoordelijk voor de afdeling Projecten, die de implementatie van de pakketten bij klanten verzorgt. Ongeveer de helft van zijn afdeling bestaat uit consultants, de andere helft uit database-engineers. RLC had net een reorganisatie achter de rug, bedoeld om de efficiency te verbeteren en te zorgen dat de focus kwam te liggen op het bouwen en implementeren van CRM-software voor not-for-profitorganisaties. “Je kunt rustig zeggen dat de situatie die ik aantrof, nogal chaotisch was,” vertelt Rozestraten. “De consultants in mijn team hadden elk zo hun eigen werkwijze. Niemand had een algeheel beeld, dus dat leverde grote problemen op bij de inplanning van onze resources.”

Toen eenmaal de stap naar een brede gemeenschappelijke planning was gezet kon er aan een verbetering van de structuur binnen projecten worden gewerkt. Aan de hand van deze professionalisering werd een nieuwe wijze van werken ingevoerd, gebaseerd op projectorganisatieprincipes van Prince2.

Tijdens de tweede fase groeide de behoefte aan ondersteunende tooling voor de nieuwe aanpak. Rozestraten wilde dat allemaal in één. Een tip van het Astma Fonds zette hem op het spoor van Projectplace. “Dat bleek het Zwitserse zakmes dat ik zocht. Alles wat ik wil zit er in. En een bijkomend voordeel is dat het online software is, dus onderhoudsvrij en overal vandaan te benaderen.”

Na verschillende proeven, workshops en gesprekken te hebben doorstaan zijn de werkprocessen van RLC ondergebracht in Projectplace. Rozestraten: “Daar staan alle fases, beslismomenten en deliverables van een project in. Ook de hele verdere projectomgeving is standaard opgetuigd en hoeft alleen nog maar te worden ingevuld. Deze interface is ook nog eens rolgebaseerd, dus iedereen krijgt alleen te zien wat nodig is. Verder kunnen ook klanten deelnemer zijn in een project. Een half uurtje instructie via de telefoon is voldoende om een klant deel te kunnen laten nemen.” Later nam RLC de beslissing dat voortaan ieder nieuw project via Projectplace moet lopen.

De eerste resultaten mogen er zijn. De betere benutting van de capaciteit heeft er toe geleid dat een vacature, die voor 2009 was voorzien, niet hoefde te worden ingevuld. En de pieken in het werk zijn beter hanteerbaar geworden, vertelt Rozestraten. “Elk jaar zijn er een stuk of vier van deze pieken. Nu kunnen we ze opvangen, zonder dat het werk aan lopende projecten daardoor in het gedrag komt. In het verleden was dat wel eens anders. Dus ook de klanttevredenheid is duidelijk toegenomen.” Maar het meest sprekende bewijs van de geboekte vooruitgang is toch wel een verdubbeling van het aantal declarabele uren van de afdeling Projecten. Dat is niet alleen de verdienste van Projectplace, nuanceert Rozestraten. “Het gestructureerder werken vormt de basis. Maar Projectplace zorgt er wel voor dat deze nieuwe werkwijze wordt afgedwongen. Hij kan ons nu niet meer door de vingers glippen. En daar zit heel veel winst.”