Stevens Van Dijck


“Kinderziektes kom je bij de implementatie niet tegen”

“Slagader van het bedrijf”

Veel bedrijven hebben hun mond vol van cloud computing, maar eigenlijk is het niets nieuws. Het bedrijf Stevens Van Dijck werkt al enkele jaren met Projectplace. Coen van Dijck, adjunct-directeur van Stevens Van Dijck, vertelt over zijn ervaringen.

Het bedrijf Stevens Van Dijck is eind 2007 overgestapt op Projectplace. “Voorheen werden alle activiteiten in Word-bestanden rondgemaild naar de betrokkenen. Dat was erg onhandig en tijdrovend”, vertelt Van Dijck.

Stevens Van Dijck is een bedrijf gespecialiseerd in 'bouwmanagement en huisvesting'. Het bedrijf beheert bouwprojecten en werkt daarbij samen met veel verschillende partijen, zoals aannemers, gebouwbeheer, architecten, adviseurs, de technische dienst en installatieadviseurs. Stevens Van Dijck heeft Projectplace onder meer gebruikt bij de inhuizing van Getronics in Houten, de renovatie van het MC theater in Amsterdam en de nieuwbouw van diverse datacenters in Europese context.

Voor het beheren van dergelijke bouwprojecten is een online-applicatie als Google Docs  onvoldoende, want Van Dijck wil niet alleen documenten kunnen delen, maar ook bijvoorbeeld commentaar en notities. “Gemiddeld werken er tien tot vijftien man aan een project. Die krijgen dus allemaal toegang tot Projectplace. Soms kan het aantal partijen zelfs oplopen tot veertig”, aldus Van Dijck. “Wij beheren alles en houden in de gaten of het project goed verloopt en zijn als beheerder in het systeem de spin in het web van een bouwproject.”

Eenvoudiger

De voordelen van Projectplace zijn onder meer het hebben van één algemene agenda. Het is heel moeilijk om met een paar mensen uit verschillende bedrijven een vergadering te plannen, met deze tool is dat een stuk eenvoudiger omdat je allemaal inzicht hebt in de stukken en de agenda.

Voor iedereen wordt het inzichtelijk welke afspraken, wanneer en met wie plaatsvinden. Iets waar Outlook niet tegenop kan, vindt Van Dijck.

Niet alleen kunnen de partijen in de agenda kijken. Ook kunnen ze de activiteiten en voortgang van een project volgen. Tot slot kunnen met Projectplace documenten en het versiemanagement worden bewaakt.

Overstap

Volgens Van Dijck ging de overstap op Projectplace soepel. “Kinderziektes kom je bij de implementatie niet tegen, omdat alles draait en werkt in het datacentrum.” Uiteraard zijn er wel afspraken gemaakt over de beveiliging. Zo is de tool met elke browser te bereiken via een beveiligde SSL-verbinding en kunnen gebruikers alleen pdf-bestanden inzien. “We hebben gekozen voor het publicatieplatform en niet voor het werkplatform. Het verschil is dat bij een publicatieplatform gebruikers buiten ons bedrijf documenten alleen kunnen inzien en niet kunnen bewerken”, legt Van Dijck uit. “We hebben hiervoor gekozen om het rechtenbeheer zo eenvoudig mogelijk te houden.”

De partijen waar Stevens Van Dijck mee samenwerkt, kennen Projectplace vaak nog niet. Maar de reacties van degene die ermee werken, zijn meestal positief. “We horen vaak dat ze het heel intuïtief vinden.”

Toch ziet Van Dijck nog wel ruimte voor verbetering van de onlinetool. Zo is de functie 'issues' niet altijd nodig. “Per project verschilt het of er acties of problemen zijn. Nu werkt dit met een vier stappen die veel invoerwerk vergen, maar dat kan veel handiger. Je wilt namelijk alleen weten wat de actieomschrijving is, door wie het wordt opgepakt en wat de huidige status is.” Verder zou een integratie van de takenlijst met Sharepoint Server wel gemakkelijk zijn, denkt Van Dijck. Bovendien werkt de onlinevergaderfunctie niet zo goed, vindt hij.
Bovenal is Van Dijck erg tevreden met de onlinetool en is het inmiddels de slagader in de projecten van het bedrijf geworden. Het voordeel van het werken met Projectplace vindt Van Dijck dat planning, budget en rapportages voor iedereen inzichtelijk worden. “We kunnen zien waar mogelijke knelpunten kunnen ontstaan en het proces zodanig bijsturen dat deze knelpunten vroegtijdig worden opgelost.”