Projectplace ondersteunt STOWA bij ontwikkeling van Volg- en Stuursysteem

“Zonder Projectplace zou de informatievoorziening en de samenwerking een stuk complexer en minder beheersbaar geweest zijn.“
Marc Marsman

De ontwikkeling van een Volg- en Stuursysteem (VSS) ligt ten grondslag aan de vruchtbare samenwerking tussen STOWA en Projectplace. Het VSS maakt het mogelijk om alle relevante ontwikkelingen in het ecologisch functioneren van watersystemen te volgen en is ontwikkeld door de waterbeheerders Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier, Waternet en het Hoogheemraadschap Rijnland in samenwerking met STOWA. Het was voor STOWA een uitdaging om bij de ontwikkeling van dit systeem alle interne en externe partijen in één project te laten samenwerken. Marc Marsman is als interim projectmanager ruim twee jaar betrokken geweest bij het project. Hij vertelt over de keuze voor Projectplace als online samenwerkingstool om overzicht te creëren voor deze complexe uitdaging. 

STOWA & VSS

STOWA staat voor Stichting Toegepast Onderzoek Waterbeheer en is het kenniscentrum van regionale waterbeheerders in Nederland. STOWA ontwikkelt, vergaart en verspreidt kennis die nodig is om de opgaven waar waterbeheerders voor staan, goed uit te voeren. Denk aan klimaatadaptatie, een goede implementatie en uitvoering van de Kaderrichtlijn Water en veilige regionale waterkeringen. In 2011 startte STOWA met de ontwikkeling van het VVS. Door het ontsluiten, bijeenbrengen en in samenhang presenteren van watergegevens kan STOWA met dit systeem het functioneren van de watersystemen volgen. Deze watergegevens bestaan bijvoorbeeld uit waterkwaliteit en hydrologie, het weer, en grondsoorten.

Het VSS werd in het leven geroepen, omdat er speciale aandacht nodig was voor de communicatie tussen het veld (operationeel waterbeheer) en kantoor. Maatregelen kunnen pas echt worden genomen worden als iedereen (peilbedieners, inspecteurs en kantoormedewerkers) optimaal met elkaar samenwerkt, elkaar begrijpt en kennis en informatie kan delen. Het VSS biedt hiervoor structuur en maakt het mogelijk relaties te leggen tussen maatregelen die je neemt en effecten die ze hebben. Zo kan er bijvoorbeeld, indien nodig, op tijd worden bijgestuurd. “In eerste instantie wordt het VSS ingezet binnen drie waterschappen, daarna kan het systeem landelijk worden geïntroduceerd”, aldus Marsman.

De uitdaging

Marc Marsman vervolgt: “STOWA stond voor een enorme uitdaging, omdat het project bestond uit veel verschillende stakeholders. Zo waren bij het project drie waterschappen betrokken, het Waterschapshuis, twee externe leveranciers en meerdere adviseurs.” Daarbij was de organisatie- en communicatiestructuur complex. “Dit kwam mede door het feit dat de projectleden verspreid werkten over meer dan vijf locaties, waarbij veel stakeholders parttime bij het project betrokken waren.” Deze combinatie van factoren maakte een hulpmiddel voor projectmanagement om de uitdagende samenwerkingsstructuur te ondersteunen noodzakelijk.  Op dit punt kwam de samenwerkingstool van Projectplace uitstekend van pas.

Alle partijen bij elkaar

Om de vele betrokken bij elkaar te brengen en te houden was een online tool nodig om overzicht te behouden. De gelijknamige tool van Projectplace viel direct op, doordat het op een effectieve manier projectmanagement, documentsamenwerking en communicatie combineert binnen één centrale plek in de cloud. “Uiteindelijk hebben we Projectplace ingezet als online hulpmiddel voor het flexwerken in het project, waarbij alle informatie over het project, de betrokken personen, documenten, vergaderingen en afspraken op één plek vastgelegd en op eenvoudige wijze beschikbaar was voor alle projectleden. Zo was iedereen binnen het project in staat om hun projecttaak effectief in te vullen en samen te werken.”

Het onmisbare Projectplace

“Zonder Projectplace zou het gehele project draaien op slechts de e-mail en fysieke vergaderingen, hetgeen een te schrale ondersteuning zou zijn geweest voor dit complexeproject”, besluit Marc.

“Met zoveel partijen samenwerken vraagt gewoon om één hele stabiele centrale online omgeving, toegankelijk voor alle partijen. En in dit geval was dat de Projectplace cloud. Zonder Projectplace zou de informatievoorziening en de samenwerking een stuk complexer en minder beheersbaar geweest zijn."