UWV

We waren in het hele land bezig en moesten dag en nacht werken. Dan heb je een systeem nodig waar je altijd bij kunt.
Jacob de Boer, directieadviseur Informatievoorziening van het UWV

Met Projectplace kunnen we als organisatie altijd bij up-to-date documenten en we kunnen de informatie delen met partijen buiten de organisatie.

Het UWV is dé instantie die uitkeringen in het kader van de Ziektewet (ZW), Wet Werk en Inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) en de Werkloosheidswet (WW) verzorgt. De organisatie is in 2002 ontstaan als gevolg van een fusie, toen zes voormalige uitvoeringsinstellingen opgingen in één UWV.

'De fusie in 2002 betekende voor ons een enorme klus', zegt Jacob de Boer, directieadviseur Informatievoorziening. Het UWV heeft toen zes organisaties moeten integreren en dus ook zes verschillende systemen, zes verschillende vormen van kantoorautomatisering, netwerken en rekencentra. Het projectteam, dat alleen verantwoordelijk was voor de kantoorautomatisering, telde ten tijde van de implementatie al 120 man. Het team had vooral een grote klus aan de herhuisvesting van grote groepen medewerkers. Projectplace werd toegepast om een groot aantal medewerkers bij het plannen en distribueren van projectinformatie te helpen. Belangrijk aspect hierbij was dat niet iedereen op elk moment gebruik kon maken van de infrastructuur van het UWV. Met Projectplace wisten de projectmedewerkers waar ze stonden met het project. Het was die toegankelijkheid die cruciaal was voor het soepel verlopen van de integratie.

Al met al werden tijdens het integratieproces 100 van de 270 locaties gesloten. Er werden ongeveer 5.600 printers opgeruimd en vervangen door multifunctionals en de kantoorautomatisering van 23.000 werknemers werd opnieuw opgezet. ‘We waren in het hele land bezig en moesten dag en nacht werken. Dan heb je een systeem nodig waar je altijd bij kunt,’ zegt De Boer. Vooral de documenten en planningen waren daarbij van groot belang. ‘Zo’n logistiek proces moet worden bewaakt en je kunt je voorstellen dat er nogal wat gecommuniceerd wordt met zoveel kantoren om nog maar te zwijgen over alle individuele verzoeken die moesten worden gehonoreerd.’

De Boer werkt nog steeds met Projectplace, al is het in een kleinere setting. Hij maakt nu deel uit van een projectgroep die een advies voorbereidt voor de directie en raad van bestuur van het UWV over automatiseringsaanbestedingen in de komende tien jaar, een project waar een bedrag 180 miljoen euro mee is gemoeid. Al telt de projectgroep maar zeven leden, Projectplace zorgt ervoor dat de verzamelde informatie overzichtelijk en toegankelijk blijft. ‘Een dergelijk advies vraagt erg veel voorbereiding en we gebruiken de documententool van Projectplace om interviews, gespreksverslagen en technische documenten ter beschikking te stellen aan projectdeelnemers.’