Vialis

“Waar ik ook ben, Projectplace is altijd aanwezig; ik kan er altijd bij. Dat is de kracht van Projectplace.”

 

Geert Nieuwenhuis is engineering manager van Vialis. Het bedrijf koos twee jaar geleden voor Projectplace toen het bedrijf aan de Connexxion roll-out begon,één van de grootste automatiseringsprojecten in het Nederlandse openbaar vervoer.  Samen met het Franse Thales, het Duitse IVU Traffic Technologies en Connexxion werkt Vialis aan de invoering van elektronisch betalingsverkeer op alle Connexxion-bussen. Dat betekent dat alle oude apparatuur moet worden verwijderd, een nieuwe generatie software moet worden ontwikkeld en dat de vloot wordt klaar gemaakt voor de OV-chipkaart.

Toen het consortium in 2004 van start ging was er geen sprake van online projectmanagement. De projectplanning en documenten werden in die eerste maanden tussen de vier partners heen en weer gemaild en nieuwkomers moesten vechten om op de distributielijst te worden geplaatst. Vooral bij Vialis, waar de ICT buitenhuis wordt geregeld, leverde dat complicaties op. Voor iedere nieuwe deelnemer moest een officiële aanvraag worden gedaan en een budget worden toegewezen. De voorganger van Nieuwenhuizen had al ervaring met projectomgevingen op internet. De omvang van het project en het feit dat er vier partijen bij betrokken waren - waarvan twee over de grens - maakte Projectplace een logische keus. “Tien minuten later waren we online,” zegt Nieuwenhuis.

Hoewel Vialis in het begin gebruikt maakte van de planning en issue managementfunctionaliteit, wordt Projectplace nu voornamelijk voor documentenbeheer gebruikt. Het projectteam begon vier jaar geleden met vijf leden die allemaal een eigen directory hadden; inmiddels zijn er 80 medewerkers bij het project betrokken en alle 80 nemen aan Projectplace deel. “Waar ik ook ben, Projectplace is altijd aanwezig; ik kan er altijd bij. Dat is de kracht van Projectplace.”

Dat betekent dat er altijd een ‘level playing field’ is. Alle deelnemers beschikken op hetzelfde moment over dezelfde informatie en dat vergemakkelijkt de communicatie. “Er is niemand die kan zeggen dat ze ergens niet van op de hoogte waren,” zegt Nieuwenhuis. “Het spaart enorm veel heen en weer gemail. En daar komt bij dat ik altijd alle documenten terug kan vinden. Ook van jaren geleden.”

Overigens is de Connexxion roll-out niet het enige project waarin Projectplace wordt gebruikt. Moederbedrijf VolkerWessels gebruikt Projectplace ook in de samenwerking met de Stichting African Parks Foundation, een stichting die zich richt op verbetering van het beheer van Omo National Park in Ethiopië. Deelnemers aan het project gebruiken Projectplace om verslagen en foto’s uit te wisselen en vergaderdata te prikken.